പങ്കാളിത്ത പഠനവുമായി ഇ ഗവേര്‍ണന്‍സ് പരിശീലനങ്ങള്‍
തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടര്‍വല്ക്കരണത്തിന്റെ ഏറ്റവും പ്രധാനമായ ഘടകം ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും ജനപ്രതിനിധികള്‍ക്കുമുള്ള ഇ ഗവേര്‍ണന്‍സ് പരിശീലനങ്ങളാണ്. തദ്ദേശസ്വയംഭരണവകുപ്പ്‌, ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്, കില, പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടറേറ്റ്‌ എന്നിവയുടെ സംയുക്ത പ്രവര്‍ത്തനമായാണ് ഇപ്പോള്‍ പരിശീലനങ്ങള്‍ നടന്നുവരുന്നത്. നഗരസഭകളില്‍ നഗരകാര്യവകുപ്പും, ബ്ലോക്ക്‌ പഞ്ചായത്തുകളില്‍ ഗ്രാമവികസനവകുപ്പും പരിശീലനത്തില്‍ പ്രധാന പങ്കു വഹിക്കുന്നു. പരിശീലന നടത്തിപ്പിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തം കിലയാണ് നിര്‍വഹിക്കുന്നത്. പരിശീലനരീതിശാസ്ത്രം, സിലബസ്‌, പരിശീലന മാനുവല്‍ എന്നിവ തയ്യാറാക്കല്‍, മാസ്റ്റര്‍ ട്രെയിനര്‍മാരെ നിയോഗിക്കല്‍ തുടങ്ങിയകാര്യങ്ങള്‍ ഐ കെ എം നിര്‍വഹിക്കുന്നു. കംപ്യൂട്ടര്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാന പരിശീലനം, തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ഇ ഗവേര്‍ണന്‍സ് നടത്തിപ്പ്‌, തദ്ദേശഭരണസ്ഥാപനങ്ങളുടെ വിവിധ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഐ കെ എം വികസിപ്പിച്ച ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകളുടെ ഉപയോഗം എന്നിവയാണ് പ്രധാനമായും പരിശീലനങ്ങളുടെ ഉള്ളടക്കം.
ഈ സാമ്പത്തികവര്‍ഷം അക്രുവല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയ ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൌണ്ടിംഗ് നടപ്പാക്കുന്നതിനായി ഐ കെ എം വികസിപ്പിച്ച സാംഖ്യ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ പരിശീലനമാണ് മുഖ്യമായും നടപ്പാക്കിയത്‌. ഇതിനകം 395 ഗ്രാമ പഞ്ചായത്തുകള്‍ക്കും 52 ബ്ലോക്ക്‌ പഞ്ചായത്തുകള്‍ക്കും 14 ജില്ലാ പഞ്ചായത്തുകള്‍ക്കും പരിശീലനം നല്‍കി. ഓരോ പഞ്ചായത്തിലേയും സെക്രട്ടറി, അക്കൌണ്ടന്റ്, രണ്ട് ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ എന്നീ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും, പ്രസിഡന്റിനും വൈസ് പ്രസിഡന്റിനും പരിശീലനം നല്‍കുകയുണ്ടായി. പരിശീലനങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് ഇംപ്ലിമെന്റെഷന്‍ നടക്കും. ഇംപ്ലിമെന്റെഷന്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ ഭാഗമായി അതത് പഞ്ചായത്തില്‍ വെച്ച് മാസ്റ്റര്‍ ട്രെയിനര്‍മാരുടെ നേതൃത്വത്തില്‍ ഹാന്‍ഡ്‌ഹോള്‍ഡിംഗ് പരിശീലനവും നടത്തുകയുണ്ടായി. ഇത്തരത്തില്‍ പരിശീലനം നടത്തിയതുവഴി സാംഖ്യ ഇംപ്ലിമെന്റെഷന്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ചിട്ടപ്പെടുത്താനും ഓണ്‍ലൈനാക്കിയ പഞ്ചായത്തുകളെ സ്ഥിരമായി മോണിറ്റര്‍ ചെയ്യുന്നതിനും സാധിച്ചു. പുതിയ അക്കൌണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം നടപ്പാക്കിയതോടെ അക്കൌണ്ടിംഗ് നടപടിക്രമങ്ങള്‍, സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നതിലുള്ള നടപടികള്‍ തുടങ്ങിയകാര്യങ്ങളില്‍ ഒട്ടേറെ സംശയങ്ങള്‍ ഉയര്‍ന്നുവന്നു. ഇത് പരിഹരിക്കാനായി എല്ലാ ജില്ലകളിലും മാസ്റ്റര്‍ ട്രെയിനര്‍മാരുടെ സേവനം ലഭ്യമാക്കുകയും 0471-22579779 എന്ന ഫോണ്‍ നമ്പറില്‍ എന്ന ഐ കെ എം ഹെല്‍പ്‌ഡസ്ക്ക് ആരംഭിക്കുകയും ചെയ്തു.
സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തനം ആരംഭിച്ച് ഒരുമാസം കഴിഞ്ഞപ്പോള്‍ പിയര്‍ ഇവാലുവേഷന്‍ നടത്തുകയുണ്ടായി. പങ്കാളിത്തപഠനത്തിനുള്ള ഒരു പുതിയ രീതിശാസ്ത്രം പരിശീലനത്തില്‍ ഇതുവഴി നടപ്പാക്കി. നാല്‍പ്പതു പേര്‍ വീതമുള്ള അഞ്ചു ബാച്ചുകളുടെ പിയര്‍ ഇവാലുവേഷന്‍ പൂര്‍ത്തിയായപ്പോള്‍ ഏറ്റവും പലപ്രദമായ പരിശീലനം എന്ന പ്രതികരണമാണ് ലഭിച്ചത്‌. പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടറേറ്റില്‍ നിന്നും ഇതിനായി പ്രത്യേക സര്‍ക്കുലര്‍ പുറപ്പെടുവിക്കുകയുണ്ടായി. പഞ്ചായത്ത് അക്കൌണ്ടന്റ്മാരാണ് ഈ പരിശീലനത്തില്‍ പങ്കെടുക്കേണ്ടത്. ഒരു പഞ്ചായത്തിന്റെ അക്കൌണ്ട് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്കള്‍ മറ്റൊരു പഞ്ചായത്ത് പരിശോധിച്ച് റിപ്പോര്‍ട്ട് തയ്യാറാക്കി അവതരിപ്പിക്കുകയും കണ്ടെത്തിയ പോരായ്മകളും പരിമിതികളും പരസ്പരം മനസ്സിലാക്കി തിരുത്തുകയുമാണ് ഈ പരിശീലനത്തിലൂടെ ചെയ്യുന്നത്. അതോടൊപ്പം നടപടിക്രമങ്ങള്‍ സംബന്ധിച്ച കൂടുതല്‍ വിശദീകരണങ്ങള്‍ നല്‍കുന്നതിനും സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ സാങ്കേതികകാര്യങ്ങളിലുള്ള സംശയനിവൃത്തി വരുത്തുന്നതിനും വേദി ഒരുങ്ങുകയും ചെയ്യുന്നു.
പരിശീലത്തിനു വരുന്ന ഓരോ ബാച്ചും ചില മുന്നൊരുക്ക പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ നടത്തേണ്ടതുണ്ട്. അവ ചുവടെ ചേര്‍ക്കുന്നു.
- സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തനം സംബന്ധിച്ച് മുന്‍കൂട്ടി നല്‍കുന്ന ചോദ്യാവലി പൂരിപ്പിച്ചു വരണം. എല്ലാ ഫണ്ട് ഇടപാടുകളും സാംഖ്യ യില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നുണ്ടോ?, സാംഖ്യ ഉപയോഗിക്കുന്നതില്‍ എന്തെങ്കിലും പ്രശ്നം അനുഭവപ്പെടുന്നുണ്ടോ? ഉണ്ടെങ്കില്‍ അവ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക, എല്ലാ ദിവസവും കാഷ്‌ ബുക്ക്‌ സമ്മറി, ബാങ്ക്ബുക്ക്‌ തുടങ്ങിയവ പ്രിന്റ്‌ ചെയ്തു സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ടോ? തുടങ്ങിയവയാണ് ചോദ്യാവലി.
- ഷെഡ്യൂള്‍ സഹിതമുള്ള ബാലന്‍സ്‌ ഷീറ്റ്, ഇന്‍കം ആന്‍ഡ്‌ എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, റസീപ്റ്റ്‌ ആന്‍ഡ്‌ പേയ്മെന്റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് എന്നിവയും ട്രയല്‍ ബാലന്‍സും അവസാന ദിവസത്തെ കാഷ്‌ ബുക്കും ബാങ്ക് ബുക്കും പ്രിന്റ്‌ ചെയ്ത് കൊണ്ടുവരണം.
- സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ പ്രവര്‍ത്തനം സംബന്ധിച്ച് അനുഭവപ്പെടുന്ന പ്രശ്നങ്ങള്‍ ലിസ്റ്റ് ചെയ്ത് കൊണ്ടുവരണം.
പിയര്‍ ഇവാലുവേഷനില്‍ പങ്കെടുക്കുന്ന അക്കൌണ്ടന്റുമാര്‍ നാലുപേര്‍ വീതമുള്ള പത്തുഗ്രൂപ്പുകളായി അവരുടെതല്ലാത്ത മറ്റു പഞ്ചായത്തുകളുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ പരിശോധിച്ച് പരസ്പരം ചര്‍ച്ച ചെയ്ത് പരിശോധനയില്‍ കണ്ടെത്തിയ വിശദാംശങ്ങള്‍ എഴുതി തയ്യാറാക്കണം. ഇതിനായി പ്രത്യേകമായ ഫോര്‍മാറ്റ് തയ്യാറാക്കി നല്‍കും. ആദ്യം ബാലന്‍സ്‌ ഷീറ്റ്, രണ്ടാമതായി ഇന്‍കം ആന്‍ഡ്‌ എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്,, മൂന്നാമതായി റസീപ്റ്റ്‌ ആന്‍ഡ്‌ പെയ്മെന്റ്റ്‌ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, എന്നാ ക്രമത്തിലാണ് പരിശോധന നടത്തേണ്ടത്. ഓരോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും പരിശോധിക്കുന്ന രീതികള്‍ വിശദമായി പഠിപ്പിക്കും.ഓരോ ഗ്രൂപ്പില്‍ നിന്നും ഓരോ പഞ്ചായത്തിന്റെ പരിശോധന പൂര്‍ത്തിയായശേഷം പ്ലീനറി ചേര്‍ന്ന് റിപ്പോര്‍ട്ട് അവതരിപ്പിച്ച് ചര്‍ച്ച ചെയ്യണം. നടപടിക്രമങ്ങള്‍ സംബന്ധിച്ച വിശദീകരണങ്ങള്‍ ഈ സമയത്ത് തന്നെ നല്‍കും. ഈ അവതരണങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തിയാവുന്നതോടെ പിയര്‍ ഇവാലുവേഷന്‍ സംബന്ധിച്ച നല്ലൊരു ധാരണ എല്ലാ ഗ്രൂപ്പിലും ഉണ്ടാവും. തുടര്‍ന്ന് വീണ്ടും ഗ്രൂപ്പായിത്തിരിഞ്ഞു മറ്റുപഞ്ചായത്തുകളുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടും ഇത്തരത്തില്‍ തയ്യാറാക്കും. തുടര്‍ന്ന് പ്ലീനറിയില്‍ ഗ്രൂപ്പിലെ ഓരോ അംഗങ്ങളും റിപ്പോര്‍ട്ട് അവതരിപ്പിക്കുകയും ബന്ധപ്പെട്ട പഞ്ചായത്തിന്റെ അക്കൌണ്ടന്റ് ഇത് സംബന്ധിച്ച വിശദീകരണം നല്‍കുകയും വേണം.ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ പിന്നീട് ബന്ധപ്പെട്ട പഞ്ചായത്തുകള്‍ക്ക് കൈമാറും. തുടര്‍ന്ന് സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ സംബന്ധിച്ച സംശയങ്ങള്‍ അവതരിപ്പിച്ച് ചര്‍ച്ച ചെയ്യും; ആവശ്യമെങ്കില്‍ അതിന്റെ ഡമോണ്‍സ്ട്രെഷന്‍ നടത്തുകയും ചെയ്യും. രണ്ടാം ദിവസം ഓരോ പഞ്ചായത്തിന്റെയും ആക്ഷന്‍ പ്ലാന്‍ കൂടി തയ്യാറാക്കിയ ശേഷമാണ് പിയര്‍ ഇവാലുവേഷന്‍ അവസാനിക്കുന്നത്.
തുടര്‍ന്ന് ഗുരുതരമായ പ്രശ്നങ്ങള്‍ കണ്ടെത്തിയ പഞ്ചായത്തുകളില്‍ മാസ്റ്റര്‍ട്രെയിനര്‍മാരുടെ സേവനം ലഭ്യമാക്കി പരിഹരിക്കും. നടപടിക്രമങ്ങളില്‍ വ്യതിയാനങ്ങള്‍ വരുത്തിയപഞ്ചായത്തുകള്‍ സന്ദര്‍ശിച്ചു അവ പരിഹരിക്കാനും കഴിഞ്ഞിട്ടുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന് കണ്ടെത്തിയ ചില പ്രശ്നങ്ങള്‍ നോക്കാം.
- വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി, ഭൂമിയില്‍ നിന്നും കെട്ടിടങ്ങളില്‍ നിന്നുമുള്ള വാടക, ഡി&ഒ ലൈസന്‍സ്‌, പി എഫ് എ ലൈസന്‍സ്‌ തുടങ്ങിയ അക്രുവല്‍ വിശദാംശങ്ങള്‍ സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്താത്തത് കാരണം നെഗറ്റിവ് ബാലന്‍സ്‌ കാണപ്പെടുന്നു.
- കോണ്‍ട്ര എന്‍ട്രികള്‍ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്താത്തത് കാരണം കാഷ്‌ /ബാങ്ക് ബാലന്‍സുകളില്‍ വ്യത്യാസം കാണുന്നു.
- തെറ്റായ അക്കൌണ്ട് ഹെഡ്‌ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
- സാമൂഹ്യ സുരക്ഷാ പെന്‍ഷനുകളുടെ വരവ്, ചെലവ്, മണി ഓര്‍ഡ\ര്‍ റിട്ടേണ്‍ എന്നിവ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല.
ഈ പ്രശങ്ങള്‍ തിരിച്ചറിയാനും, പരിഹരിക്കാനും ഫ്രണ്ട്‌ ഓഫീസ്‌ , മറ്റു സീറ്റുകള്‍ എന്നിവിടങ്ങളിലെ സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ചിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതിനും ഈ പരിശീലനം ഏറെ സഹായകരമായിട്ടുണ്ട്.
ടി പി സുധാകരന്‍
ഹെഡ്‌, ട്രെയിനിംഗ്, ഐ കെ എം
- 812 reads