സാംഖ്യ - കമ്പ്യൂട്ടര്‍വല്‍ക്കൃത ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ്

ഉദയഭാനു കണ്ടേത്ത്, കണ്‍സള്‍ട്ടന്‍റ്, ഐ.കെ.എം

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയ ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ്, കംപ്യൂട്ടര്‍വല്‍ക്കൃതമായി, എല്ലാ തദ്ദേശസ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലും നടപ്പാക്കിയ ഭാരത്തിലെ പ്രഥമ സംസ്ഥാനം - ഈ അപൂര്‍വ്വ ബഹുമതി കേരളം കൈവരിക്കുന്നതു കാണാന്‍ ഏതാനും മാസങ്ങള്‍ കൂടി മതി. കേരളത്തിലെ മുഴുവന്‍ തദ്ദേശസ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും 201213-ലെ കണക്കുകള്‍, സാമ്പത്തിക വര്‍ഷം അവസാനിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക്, സാംഖ്യ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ വഴി വെബ്സൈറ്റില്‍ പ്രസിദ്ധീകൃതമാവും.

നാള്‍ വഴി

• 2007-08 : 2007-ലെ കേരള മുനിസിപ്പാലിറ്റി (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങള്‍ വഴി അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയ ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം നഗരസഭകളില്‍ നിലവില്‍ വന്നു. ഏഴു നഗരസഭകളില്‍ പൈലറ്റ് ആയി നടപ്പാക്കി. സാംഖ്യയല്ല, മറ്റൊരു സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ആണ് ഉപയോഗിച്ചത്.
• 2008-09:- ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ (ഐ.കെ.എം) വികസിപ്പിച്ച സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ ഒരു പൈലറ്റ് ലൊക്കേഷന്‍ ആയ കോഴിക്കോട് നഗരസഭയില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വിന്യസിച്ചു പ്രവര്‍ത്തനമാരംഭിച്ചു.
• 2010-11:- മറ്റ് ആറ് പൈലറ്റ് ലൊക്കേഷനുകള്‍ ഒഴികെയുള്ള നഗരസഭകളില്‍ സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തനം ആരംഭിച്ചു.
• 2011-12: മറ്റ് ആറ് പൈലറ്റ് നഗരസഭകളിലും സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തനമാരംഭിച്ചു. ഇതോടെ, ആകെയുള്ള 65 നഗരസഭകളിലും സാംഖ്യ നടപ്പായി.
• 2011-12 :- 2011-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങള്‍ വഴി ത്രിതല പഞ്ചായത്തുകളില്‍ അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയ ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം നിലവില്‍ വന്നു. കേരളത്തിലെ നഗരസഭകളിലും പഞ്ചായത്തുകളിലും അക്കൗണ്ടിംഗ് നിര്‍വഹിക്കുന്നത് ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ വികസിപ്പിച്ച സാംഖ്യ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ ഉപയോഗിച്ചും പ്ലാന്‍ മോണിറ്ററിംഗ് നിര്‍വ്വഹിക്കുന്നത് ഐ.കെ.എം വികസിപ്പിച്ച സുലേഖ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ ഉപയോഗിച്ചും മാത്രമായിരിക്കണമെന്ന് സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവായി.

അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങള്‍ സജ്ജമാക്കിയിട്ടുള്ളതും പരിശീലനം ലഭിച്ച ജീവനക്കാര്‍ ഉള്ളതുമായ പഞ്ചായത്തുകള്‍ക്ക് മുന്‍ഗണന നല്‍കിയാണ് സാംഖ്യ വിന്യസിച്ചു തുടങ്ങിയത്. ഇതു വരെയായി 324 ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളിലും, 9 ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകളിലും 12 ജില്ലാ പഞ്ചായത്തുകളിലും സാംഖ്യ നടപ്പായി കഴിഞ്ഞു. നടപ്പാക്കാനുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ മറ്റു ചില പഞ്ചായത്തുകളില്‍ കൂടി പുരോഗമിക്കുന്നുണ്ട്. ഈ വര്‍ഷം തന്നെ എല്ലാ തദ്ദേശ സ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലും കമ്പ്യൂട്ടര്‍വല്‍ക്കൃത അക്കൗണ്ടിംഗ് നടപ്പാക്കിയ ഭാരത്തിലെ പ്രഥമജില്ല എന്ന ബഹുമതി കാസര്‍കോട് ജില്ല നേടിയെടുക്കും. 2012 മദ്ധ്യത്തോടെ സംസ്ഥാനത്തെ മുഴുവന്‍ പഞ്ചായത്തുകളിലും സാംഖ്യ നടപ്പാക്കുന്നതാണ്

അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് : മെച്ചങ്ങള്‍

ലഭിച്ചതും നല്‍കിയതും നീക്കിയിരിപ്പുള്ളതുമായ തുകകളുടെ വിവരങ്ങള്‍ മാത്രമാണ് നിലവില്‍ ഉണ്ടായിരുന്ന കാഷ് അധിഷ്ഠിത സിംഗ്ള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തില്‍ നിന്നും ലഭിച്ചിരുന്നത്. മേല്‍പറഞ്ഞവയ്ക്കു പുറമേ താഴെ പറയുന്ന വിവരങ്ങള്‍ കൂടി അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് നല്‍കുന്നു.

• ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതകള്‍ (കെട്ടിടങ്ങള്‍, റോഡുകള്‍ ഉള്‍പ്പെടെ)
• കിട്ടാനുള്ളതും കൊടുക്കാനുള്ളതുമായ തുകകള്‍
• തന്നാണ്ടിലെ പ്രവര്‍ത്തനഫലം മിച്ചമോ കമ്മിയോ എന്ന വിവരം

സാംഖ്യ ഉപയോഗിച്ച അക്കൗണ്ടിംഗ്: മെച്ചങ്ങള്‍

മാന്വല്‍ സമ്പ്രദായത്തിലായാല്‍ പോലും അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് നടത്തിയാല്‍ ലഭിക്കാവുന്ന നേട്ടങ്ങളാണ് മേല്‍വിവരിച്ചത്. എന്നാല്‍ അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് സാംഖ്യ ഉപയോഗിച്ച് കമ്പ്യൂട്ടര്‍വല്‍കൃതമായി നടപ്പാക്കിയാലോ?

• ഓരോ ഇടപാടും രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് തല്‍സമയം.
• തദ്ദേശസ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ മൊത്തം സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ സംബന്ധിച്ച വിവരം ഒരിടത്തു ലഭ്യം.
• കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക് ബുക്ക്, ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്, ഇന്‍കം ആന്‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്, റസീറ്റ് ആന്‍റ് പേയ്മെന്‍റ് തുടങ്ങിയ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ ഒരു മൗസ് ക്ലിക്കില്‍ ഏതു സമയത്തും ലഭ്യം.
• ഐ.കെ.എം വികസിപ്പിച്ചു വിന്യസിച്ചിട്ടുള്ള മറ്റ് സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ആപ്ലിക്കേഷനുകളുമായി ഉദ്ഗ്രഥിച്ചു പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നതുമൂലം മൊത്തം സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങള്‍ ഒരു ചരടില്‍ കോര്‍ത്തിണക്കുന്നു.

ഇ-ഗവേണന്‍സിലേക്ക്

സര്‍ക്കാര്‍ സേവനങ്ങള്‍ സാധാരണക്കാരന് അയാളുടെ പ്രദേശത്തുതന്നെ, താങ്ങാവുന്ന ചെലവില്‍, പ്രാപ്തമാക്കുകയും കാര്യക്ഷമത, സുതാര്യത, വിശ്വാസ്യത എന്നിവ ഉറപ്പുവരുത്തുകയുമെന്ന ദേശീയ ഇ-ഗവേര്‍ണന്‍സ് നയത്തിന് അനുസൃതമായാണ് സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നത്. അതിനാല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രവര്‍ത്തനം നടത്തുന്നതു തന്നെ സാംഖ്യയിലൂടെയാണ്. ഓരോ വരുമാനവും ഉത്ഭവിക്കുമ്പോഴും, പണം സ്വീകരിക്കുമ്പോഴും, ഓരോ ചെലവിനും അടിസ്ഥാനമായ പ്രവൃത്തി നടത്തിക്കഴിയുമ്പോഴും, പണം നല്‍കുമ്പോഴും അതതു സമയത്തുതന്നെ സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. അതതു സമയത്തുതന്നെ ഇവ സംബന്ധിച്ച വിവരം വെബ്സൈറ്റിലൂടെ ലഭ്യമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. എല്ലാ അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രവര്‍ത്തനവും കൈകൊണ്ടെഴുതി രേഖപ്പെടുത്തി പിന്നീട് കമ്പ്യൂട്ടറിലേക്ക് പകര്‍ത്തുകയെന്ന രീതി ഇവിടെ സ്വീകാര്യമല്ല.

സാംഖ്യയും മറ്റ് ആപ്ലിക്കേഷനുകളും

ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ വികസിപ്പിച്ച് തദ്ദേശസ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ വിന്യസിച്ചിട്ടുള്ള എല്ലാ സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ആപ്ലിക്കേഷനുകളുമായി ഉദ്ഗ്രഥിച്ചാണ് സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നത്. സൂചിക (ഫയല്‍ ട്രാക്കിംഗ് മൊഡ്യൂള്‍), സഞ്ചയ (റവന്യൂ മൊഡ്യൂള്‍), സൂലേഖ (പ്ലാന്‍ മോണിറ്ററിംഗ് മൊഡ്യൂള്‍), സ്ഥാപന (എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്‍റ് മൊഡ്യൂള്‍), സേവന (സിവില്‍ രജിസ്ട്രേഷന്‍), സേവന (സാമൂഹ്യ സുരക്ഷാ പെന്‍ഷനുകള്‍), സങ്കേതം (കെ.എം.ബി.ആര്‍ -കെ.പി.ബി.ആര്‍), സചിത്ര (ആസ്തി രജിസ്റ്റര്‍), സുഗമ (എസ്റ്റിമേഷന്‍സ്), സകര്‍മ്മ (യോഗ തീരുമാനങ്ങള്‍) തുടങ്ങിയവയാണ് അവ. ഇക്കാരണത്താല്‍ ആവര്‍ത്തനം ഒഴിവാക്കാന്‍ കഴിയുന്നു. ഒപ്പം സമയലാഭവും. ഘടക സ്ഥാപനങ്ങളുമായി ഉദ്ഗ്രഥനവും ഓണ്‍ലൈനായിട്ടുള്ള റിക്വിസിഷന്‍ - അലോട്ട്മെന്‍റ് തുടങ്ങിയവയും താമസിയാതെ നിലവില്‍ വരും.

അഭൂതപൂര്‍വമായ പങ്കാളിത്തം, സഹകരണം

പഞ്ചായത്തുകളുടേയും നഗരസഭകളുടേയും അദ്ധ്യക്ഷര്‍, മറ്റു ജനപ്രതിനിധികള്‍, സെക്രട്ടറിമാര്‍, ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍, നിര്‍വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍, തദ്ദേശസ്വയംഭരണ വകുപ്പ്, സ്റ്റേറ്റ് പെര്‍ഫോമന്‍സ് ഓഡിറ്റ് ഓഫീസര്‍, കില, പഞ്ചായത്ത് - നഗരകാര്യ ഡയറക്ടറേറ്റുകളും ഗ്രാമവികസന കമ്മീഷണറേറ്റും, അക്കൗണ്ടന്‍റ് ജനറല്‍ ഓഫീസ്, ലോക്കല്‍ ഫണ്ട് വകുപ്പ്, ഡിഡിപിമാര്‍, എ.സി.പി.മാര്‍, സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ വിദഗ്ധര്‍, സാങ്കേതിക ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍, പരിശീലകര്‍ തുടങ്ങിയ വന്‍നിര ഓരേ മനസ്സായി പ്രവര്‍ത്തിച്ചാണ് സാംഖ്യയുടെ വികസനവും വിന്യാസവും വിജയകരമായി നടപ്പായത്. മുന്നേറിത്തീര്‍ക്കാന്‍ ഇനിയും ദൂരമുണ്ട് - എങ്കിലും ഇതുവരെയുള്ള അനുഭവം ശുഭപ്രതീക്ഷയേകുന്നു.